1. Giới thiệu các nhóm Zalo chính sử dụng cho các bộ phận HRB.
Dựa trên nền tảng ứng dụng Zalo được sử dụng rộng rãi, dễ sử dụng và thuận tiện cho việc trao đổi thông tin, gửi/nhận hình ảnh, tài liệu nhanh chóng, mọi lúc, mọi nơi trên nhiều loại thiết bị chỉ cần có kết nối mạng Internet.
Để giúp việc trao đổi thông tin của các thành viên các bộ phận phòng ban, HRB thành lập các nhóm Zalo cho các bộ phận phòng ban cập nhật trao đổi thông tin giữa các thành viên trong nhóm.
Để thông tin được cập nhật thông tin đúng mục đích chức năng liên quan đến thành viên, bộ phận công việc.
2. Quy định sử dụng Zalo như sau:
1. Chỉ cập nhật báo cáo, trao đổi nhanh nội dung tin liên quan đến công việc trên nhóm liên quan.
2. Các nội dung công việc cụ thể liên quan đến thành viên trong nhóm thì chọn thành viên nhận thông tin (nhấn @ chọn tên thành viên liên quan)
3. Sau khi nhắn tin:
- Các tin báo cáo: thành viên liên quan thả tim xác nhận đã đọc.
- Các tin liên quan đến công việc cần xử lý ngay: người liên quan cần tag@ trả lời (Ví dụ: @người nhắn: Em đã nhận thông tin hoặc báo cáo liên quan đến nội dung tin nhắn công việc...)
- Các trường hợp thông tin cần gấp mà người nhận chưa xác nhận hoặc trả lời thì người gửi phải gọi điện trực tiếp cho người nhận để báo nội dung công việc để xác nhận.
*** Các công việc cần trao đổi xin ý kiến cụ thể cận gọi điện hoặc/và gặp trực tiếp
3. Các nhóm Zalo HRB và hướng dẫn cụ thể như sau:
I. NHÓM THÔNG TIN CHUNG
📃 Nội dung trao đổi: Các công việc chung của khách sạn, các thông báo và hoạt động liên quan toàn thể nhân viên.
🧑⚖️ Người phụ trách: BGĐ
👩❤️👨 Thành viên: Toàn bộ nhân viên HRB
2. HRB-Bảo vệ - Lễ tân 👈
📃 Nội dung trao đổi: Các thông báo về khách ra-vào, các hoạt động cần ghi chú, hỗ trợ giữa nhóm bảo vệ và lễ tân
🧑⚖️ Người phụ trách: BGĐ
👩❤️👨 Thành viên: Toàn bộ nhân viên bảo vệ và Lễ tân
📃 Nội dung trao đổi: Các thông tin liên quan vấn đề nhân sự, hợp đồng, chấm công, chính sách của công ty etc.
🧑⚖️ Người phụ trách: BGĐ
👩❤️👨 Thành viên: Toàn bộ nhân sự HRB
II. NHÓM LỄ TÂN - BUỒNG PHÒNG - KỸ THUẬT - F&B
1. HRB-Thông tin thanh toán 👈
📃 Nội dung trao đổi: Thông tin khách c/in và các hoạt động liên quan hóa đơn thanh toán gần Post ở đây: thanh toán.
- Registraton Card
- Hóa Đơn Thanh Toán (Các loại)
- Visa/ID
Lưu ý Lưu ý về ký hồ sơ c/in & Hóa đơn Thanh Toán:
- Các khách hàng thu tiền trực tiếp thì mới ký Hóa đơn thanh toán (Khách từ Booking.com/w/in etc.):
+ Khách từ booking thu tiền trực tiếp: Buổi sáng Lễ tân in Hóa đơn và Khi cà thẻ yêu cầu Khách ký vào Hóa đơn và niên của máy cà thẻ
+ Khách từ Booking mà Sales đã thu tiền trước: Vẫn in Hóa đơn và yêu cầu Khách ký - Kiểm tra với sales xem có cần lấy niên cà thẻ từ sales cho khách ký không.
+ Trường hợp thẻ không trùng với người lưu chú thì Phải có giấy ủy quyển của chủ thẻ kèm theo biểu mẫu ủy quyền của Ngân hàng.
- Các khách hàng thu tiền gián tiếp (City Ledger) như Agoda, expedia, Ctrip etc. thì CHỈ KÝ REGISTRATION CARD và KHÔNG ký Hóa đơn Thanh Toán:
+ Trước kia các bạn lễ tân cũ đã làm sai khi cho Khách hàng ký vào Hóa đơn thanh toán (của khách Agoda, Ctrip, Expedia) khi mà Khách sạn KHÔNG nhận thanh toán trực tiếp từ họ. Các bạn LT mới nên lưu ý.
🧑⚖️ Người phụ trách: Trưởng bộ phận
👩❤️👨 Thành viên: Lễ tân, Sales, Customer Service (CS)
📃 Nội dung trao đổi: Các thông tin trao đổi/ghi chú về đặt phòng/bán phòng giữa Lễ tân-Sales và Nội bộ bộ phận lễ tân:
- Đặt phòng & Hủy phòng
- Early & late c/in c/out
- Kéo dài, rút ngắn thời gian đặt phòng.
- Các lưu ý về dịch vụ VIP
- Xử lý khiếu nại,
- Xin review và các lưu ý chăm sóc khách hàng nếu có.
- Các thông tin yêu cầu Lễ tân thông báo đến khách hàng từ kỹ thuật (sửa chữa), Kế toán (hóa đơn).
🧑⚖️ Người phụ trách: Trưởng bộ phận
👩❤️👨 Thành viên: Lễ tân, Sales, Customer Service (CS)
📃 Nội dung trao đổi: Các thông tin trao đổi/ghi chú về tình trạng phòng giữa Lễ tân/Kỹ Thuật & Bộ phận Buồng Phòng.
- Lễ tân buổi sáng gửi lịch c/in/out cho buồng phòng theo mẫu đã ban hành.
- Lễ tân thông báo ngay lập tức tình trạng in/out của khách lên nhóm này (Hiện đang bỏ qua) để BP nắm được thông tin in advance.
- BP thông báo tình trạng dọn phòng
- BP thông báo tình trạng kiểm tra phòng (mini bar) khi dọn phòng lưu và khi khách C/out
- Kỹ thuật thông báo cho BP các vấn đề lưu ý hoặc nhắc nhở xử lý cây xanh, vệ sinh nếu có.
🧑⚖️ Người phụ trách: Trưởng bộ phận
👩❤️👨 Thành viên: Lễ Tân, Kỹ Thuật, Buồng Phòng
4. HRB-F&B Team 👈
📃 Nội dung trao đổi: Các thông tin thông báo giữa các bộ phận với F&B team:
- Số lượng khách ăn sáng
- Đặt ăn trưa, tối
- Các lưu ý nhắc nhở liên quan F&B (Đồ take away)
🧑⚖️ Người phụ trách: Trưởng bộ phận
👩❤️👨 Thành viên: Lễ Tân, Sales & F&B Team
5. HRB-Kỹ thuật 👈
📃 Nội dung trao đổi: Thông báo các vấn đề về kỹ thuật từ các bộ phận.
- Hư hỏng cần sửa chữa. (Điện, nước)
- Khiếu nại/yêu cầu trợ giúp kỹ thuật từ khách hàng (tel. /wifi/ tivi)
🧑⚖️ Người phụ trách: Trưởng bộ phận
👩❤️👨 Thành viên: Lễ Tân, Kỹ Thuật, Buồng Phòng
III. NHÓM LỄ TÂN - KẾ TOÁN - THẺ THANH TOÁN
1. HRB-DFC Hóa Đơn & Chữ Ký Số 👈
📃 Nội dung trao đổi: Đây là nhóm giữa Sales, Lễ Tân và bên Kế Toán để xuất hóa đơn cho khách và những vấn đề liên quan đến hóa đơn tài chính.
🧑⚖️ Người phụ trách: PIC (Person In Charge) của DFC: Mr.Bách 0977383914
Ms. Hà xxx
👩❤️👨 Thành viên: Sales, Lễ Tân, Kế toán & DFC (Bên công ty dịch vụ kế toán thuế)
2. HRB-Thẻ POS PAYDI 👈
📃 Nội dung trao đổi: Đây là nhóm cà thẻ thanh toán PAYDI, nếu có thắc mắc, lỗi máy cà thẻ thì thông báo cho bên chủ thẻ PAYDI:
- Lưu ý máy POS paydi dùng cho các thanh toán không yêu cầu xuất hóa đơn từ khách hàng
(Hiện nay 1 số thanh toán xuất hóa đơn các bạn VẪN cà thẻ bên này)
🧑⚖️ Người phụ trách: PAYDI PIC: Ms. Nga:
👩❤️👨 Thành viên: Sales, Lễ Tân, Kế Toán
3. HRB-Thẻ POS BIDV 👈
📃 Nội dung trao đổi: Đây là nhóm cà thẻ thanh toán BIDV (Về TK Công Ty), nếu có thắc mắc, lỗi máy cà thẻ thì thông báo cho bên chủ thẻ BIDV:
- Lưu ý máy POS BIDV dùng cho các thanh toán phải xuất hóa đơn từ khách hàng
(Hiện nay 1 số thanh toán xuất hóa đơn các bạn KHONG cà thẻ bên này)
🧑⚖️ Người phụ trách: BIDV PIC: Mr.Quang: 0979403990
👩❤️👨 Thành viên: Sales, Lễ Tân, Kế Toán
IV. NHÓM PHẦN MỀM QUẢN LÝ VẬN HÀNH
1. HRB-Lễ Tân-Smile 👈
📃 Nội dung trao đổi: Nhóm của Lễ tân, Sales với bên cung cấp phần mềm quản lý Khách sạn PS Smile
- Hướng dẫn, giải đáp các thắc mắc khi sử dụng phần mềm
- Thông báo lỗi phần mềm
- Xin hỗ trợ kỹ thuật
🧑⚖️ Người phụ trách: Ms. Khánh
👩❤️👨 Thành viên: Sales, Lễ tân & PS smile
2. HRB-Hotel Link 👈
📃 Nội dung trao đổi: Nhóm của Lễ tân, Sales với Hotel link phần mềm kết nối trang OTA với Smile
- Hướng dẫn, giải đáp các thắc mắc khi sử dụng phần mềm
- Thông báo lỗi phần mềm
- Xin hỗ trợ kỹ thuật
🧑⚖️ Người phụ trách: Ms. Khánh
👩❤️👨 Thành viên: Sales, Lễ tân & Hotel link
V. NHÓM CUNG CẤP DỊCH VỤ
1. HRB-GAT Tour 👈
📃 Nội dung trao đổi: Bên nhà cung cấp các Tour du lịch trong nước cho khách (Hạ Long, Ninh Bình)
🧑⚖️ Người phụ trách: Ms. Tiến 0988668596
👩❤️👨 Thành viên: Sales. Lễ Tân & GAT tour
2. HRB-Xe Đón Tiễn (Mr.Diện) 👈
📃 Nội dung trao đổi: Cung cấp dịch vụ đón tiễn khách
🧑⚖️ Người phụ trách: Mr. Diện 0975106861
👩❤️👨 Thành viên: Sales. Lễ Tân
3. HRB-Xe Đón Tiễn (Mr.Hoàng) 👈
📃 Nội dung trao đổi: Cung cấp dịch vụ đón tiễn khách
🧑⚖️ Người phụ trách: Mr.Hoàng 0365364686
👩❤️👨 Thành viên: Sales. Lễ Tân
4. HRB-Giặt là 👈
📃 Nội dung trao đổi: Các thông in liên quan đến Giặt là
🧑⚖️ Người phụ trách:
👩❤️👨 Thành viên: Sales. Lễ Tân, Buồng phòng